案例研究

ABBYY®FlexiCapture®助力中国科技巨头自动处理物流文件

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挑战

由于拥有庞大的运营规模,这家中国科技巨头不得不持续处理大量物流文件和来自多家经销商的采购订单。在实施ABBYY FlexiCapture 12并将其集成到SAP系统之前,企业一直手动执行这些单调的任务,这通常需要花费数个小时的时间,让整个处理过程非常耗时。另外还需要雇用额外的人员来手动录入数据,或要求员工加班来处理所有收到的表单。除此之外,与使用人工智能(AI)软件相比较,员工更容易出错。因此,对于公司的物流部门来说,降低错误率以及提高进入SAP系统的数据准确性两者都至关重要。

对公司管理层来说,让重复的手工操作流程转变为自动化的必要性是显而易见的。这对于缩短数据处理时间、确保记录7的准确性、以及优化人员配置的决策制定非常重要。

解决方案

为了寻找一种能够自动执行表单处理和数据录入的数字化解决方案,该公司的物流部门考察了许多本地和国外的OCR供应商。 最后该企业选择了上海泰彼信息科技有限公司(是ABBYY公司信赖的、具有丰富经验的长期合作伙伴)的服务,随后,泰彼公司向客户展示了ABBYY FlexiCapture。在测试和评估流程中该产品很轻松地展示并证明了其出色的表单处理能力和优秀的品质,因此该企业选择该软件就变得毫无悬念了。

ABBYY FlexiCapture 能够吸引该公司的独特之处在于其灵活性,这个关键的特性可以描述相关文档数据的位置,并因此完美地解释了产品的名称的来由。尽管已经是一个现成的解决方案,由于ABBYY FlexiCapture强大的应用编程接口(API)和脚本功能,它还可以被集成到SAP系统中,成为公司现有内部工作流程的一部分。

如今,随着ABBYY FlexiCapture的实施,企业中与数据相关的流程发生了转变,工作流程也得到了极大的简化。从供应商处收到英文或中文的PDF文档后,就进入了文档处理阶段,FlexiCapture在此阶段会准确地提取到关键数据。在此之前,为了确保获得高质量的数据,系统管理员可以自定从每种类型表单中究竟要提取哪些信息。这对跨国公司而言至关重要,因为其物流部门会收到大量不同结构的表单(从供应商协议到采购单),这意味着所需的数据并不总是出现在同一位置。最终提取到所需的数据后,这些数据将会以所需的格式直接导出到SAP系统。

结果

由于ABBYY的合作伙伴就在当地办工,这家跨国公司一开始就得到了上海泰彼信息科技有限公司提供的专业技术支援。因此,仅仅用了几周的时间就实施了FlexiCapture,包括为公司的IT团队提供为期一周的培训,内容涉及如何设置解决方案、将方案与现有系统集成,以及对各类文档进行配置。

实施ABBYY FlexiCapture后,物流部门的效率大幅度提升。原来需要花数个小时处理所有接收的文档,而现在只需要几分钟就可以处理相同数量的文档,同时还可以准确地提取到所需的数据。截至2019年,FlexiCapture每年处理多达25,000份多页文档——预计这一数字在来年还会攀升。

此外,ABBYY解决方案排除了雇佣额外的人员来处理所有收到的表单,手动将数据输入到数据库的需要。员工现在从繁琐的工作中解脱出来,不再需要加班。由于舍弃了容易出错的人工环节,因此导入SAP的记录的准确性也大幅提高。

ABBYY FlexiCapture提升了工作效率,减少了人为操作可能出现的错误,我们能够处理更多供应商的订单和相关表单,与此同时,我们也无需雇佣更多人员或增加员工加班时间,因此我们对FlexiCapture的使用感到非常满意。”

AP客户执行与运营经理