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Wholesale & Retail Trade / Accounts Payable/Invoice Processing

YUM财务共享中心使用 ABBYY®FlexiCapture®,使业务处理能力跨上了一个新台阶

客户概况

名称 百胜餐饮集团(中国)
总部 中国,上海
行业 批发销售
Web

合作伙伴概述

名称 上海泰彼信息科技有限公司
Web
挑战

每天处理超过20千
张各种类 型的发票

解决方案

采用基于分布式ABBYY
FlexiCapture 的解决方案

结果
  • 每天能够处理的发票数量增加 了4倍
  • 所需要的人力减少了9倍
  • 提取出的数据的质量与准确度 有了非常显著的提升

百胜餐饮集团(中国) 是跨国餐饮公司百胜位于上海的分支机构。它是国内领先的零售开发商,在 1100 多个城市拥有超过 7100 家餐厅 —— 大多数为肯德基与必胜客的直营店。肯德基® 是首家进入中国市场的快餐连锁店,从1987 年入华至今,已成为中国排名第一的西式快餐品牌;而必胜客® 则将批萨与西式餐饮引入中国,使其成为国内领先的西式休闲餐饮品牌。百胜餐饮品牌在中国的成长,离不开经验丰富的本地团队、覆盖全国的配送体系,以及对创新与产品质量的极致追求。这些构成了百胜品牌战略的基础。

挑战

作为一家大型企业,百胜每天都面临着海量的文档处理问题。需要处理的文档中,各类发票占了大多数,包括增值税发票和运输发票。

过去,所有的文档都由中国各地的百胜财务部门专职雇员人工处理,所录入的数据与财务系统 (ERP) 中的相应合同进行比对,从而核对每笔款项是否都已完成支付。人工处理会导致很多错误。但更糟的是,由于来自不同供应商的发票数量巨大,且公司只能在人工核对发票与合同之后才能划拨相应款项 (不确定),这使得文档的处理速度明显下降。

为了降低人力消耗并提高效率与准确率,公司决定通过采用数据捕捉技术,来整合财务处理流程,并将发票信息的提取过程自动化。

查看如何ABBYY会帮助您

在中国

16个办公室

负责人

减少9

每天处理

20千张发票

解决方案

像拥有网络广泛的分支机构和大量独立部门的大多数现代企业一样,百胜选择使用财务共享服务中心 (FSSC) 模型,将支持处理委托给后台,以此在降低运营成本的同时,提高处理结果的质量。为了自动化FSSC的业务处理流程,百胜决定采用一种数据捕捉解决方案。

在尝试了几种数据捕捉方案后,百胜选择了 ABBYY FlexiCapture,由泰比 (ABBYY) 的中国合作伙伴 — 上海泰彼信息技术有限公司推出。该项目在一年内实施完成,包括模板的开发与测试、财务系统的集成、对“小批量处理”的概念验证阶段,以及最终针对“全周期处理”的验证阶段。

百胜发现FSSC模型作为工作流程系统最为有效:ABBYY FlexiCapture 收集并自动发送数据到联合处理中心,那里的操作员会进行数据的核查。同时,FSSC 不仅简化了工作流程,还得益于发票处理流程的标准化与简化,文档运输的时间也大大节省,错误率也降到最低。 系统上线的初始阶段,每天处理的文档数量可在5000~8000份,之后这个数量增长到每天超过 20,000 份。长期而言,百胜还计划扩大该系统的规模,以便处理更多的文档。

结果

在项目上线之前,百胜在全中国有16个办公室,超过900名员工在从事着文档处理和数据录入的工作。在部署 ABBYY FlexiCapture 后,同样的工作量只要 FSSC 的不到100名员工就能完成。

不仅如此,ABBYY 公司的软件使得公司能够解放劳动力,显著改善数据在提取过程中的准确度,也提高了业务流程的效率。

“人工成本的上升和对数据准确度的高要求,让我们拥抱新技术。 然而,在尝试了不同的数据识别解决方案之后,我们发现在使用它们的过程中完全达不到所需的准确度要求。于是,我们就选择了国际知名品牌泰比 (ABBYY) 和他的数据捕捉方案。 现在,在该项目部署、优化将近一年之后,能够被全自动处理 (即数据识别零错误、发票无需人工参与核查流程) 的发票数量占总体比例已增长至将近 70%。这个结果超乎我们所有人的预期。目前我们对软件的稳定性和识别的高效率非常满意。”
-John Zhou,百胜项目经理