案例研究

中国主要食品分销商使用ABBYY®自动化交货凭证流程

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挑战

在工作流程的所有阶段实现全自动化文档处理。

成果

华润五丰是中国最大的大米、新鲜肉类、蔬菜和冷冻食品分销商之一,主导着香港市场。 作为华润有限公司企业集团的一部分,华润五丰跻身全球500强企业之列。 公司不仅致力于生产、加工、批发和零售,还致力于运输、研究、开发和国际贸易,使其成为维护当地社会繁荣稳定的关键因素。

挑战

香港作为世界贸易中心之一,有超过700万的市民,是一个真正拥有繁荣商业的经济体,其中华润五丰无疑发挥了积极作用。

当然,公司的高业务量意味着其密集的文件流通。在日常的基础上,华润五丰必须处理供应链中复杂的审批流程的应付/应收账款 (AP/AR)。传统的手工文档处理,通常很慢,容易出现人为错误,不符合企业目标,似乎也不是一个合理的选择。因此,该公司需要一个解决方案来自动化所有阶段的工作流程,从接收订单数据到存储和检索。

此外,在日常运营中,由于发生损失,实际交付的货物数量可能会要临时变更,所以司机或物流人员通常需要通过直接手写进行调整。因此,另一个目标是能够识别和验证不同语言和不同格式的手写文本,从而实现更高水平的工作流程自动化。

解决方案

为了寻找简化公司工作流程的软件,华润五丰联系了香港一家大型企业软件和IT解决方案公司 —— Computer And Technologies Software Limited。 他们提供的VITOVA EIM系统能够实现所有项目指标。 该平台的一个组成部分是ABBYY FlexiCapture® Engine,它代表了最新一代ABBYY智能数据采集技术。 由于ABBYY软件能够高度准确地识别繁体中文、简体中文、英文及其组合,因此完全符合客户的需求。

合作伙伴推出的整个产品由三个主要模块组成:用于智能扫描的VitalScan®,用于智能数据提取的VitalCapture和用于强大搜索功能的VitalDoc。

首先,当交货单发送到VitalScan 时,它们会在扫描并转换为电子文件时进行检查和文本增强。下一步是文本识别和数据导出以便进一步处理。此阶段由带有集成ABBYY FlexiCapture Engine的VitalCapture模块执行。

ABBYY FlexiCapture Engine是一个软件开发工具包,用于将智能数据捕获方案集成到软件中。它使用强大的AI原理构建,并从先前扫描的文档中捕获现场关键数据,如“发票号”或“货物交付”,并直接将它们导出到Oracle® 数据库。这使得淘汰以前劳动密集型的手动文件处理工作成为可能,并用自动提取必要数据的技术替换传统劳作。

此外,该平台的内置数据验证检查规则解决了手写临时更改的问题,这对于食品分销商的交货单来说非常常见。在保留纸张流量的自动数据捕获的同时,并行窗口允许用户确保提取的字段与原始文档的字段匹配,并且如果需要,可以在确认和保存之前进行必要的注释和对帐。

之后,当文档已经处理完毕后,具有强大搜索功能的VitalDoc平台允许内部用户轻松存储并快速检索数据。

成果

我们很快看到了这项工程的成果。在华润五丰实施整个项目的六个月内,工作流程已经明显改变,每年可处理多达200,000页的文档。

ABBYY提供的内置智能捕获工具的VITOVA解决方案几乎完全取代了手动数据输入的需求。该解决方案无需人工干预即可直接处理扫描的字符,从而节省大量时间和成本。今天,大约90% 的交货凭证流程是自动处理的,只有少数操作员处理包含手写更改的交货单。由于解决方案可直接捕获大多数以英文、繁体中文和简体中文打印的字符,因此手动打字可能导致的错误数量显著减少。

综合考虑,计算机技术与ABBYY之间的良好合作为华润五丰带来了真正高效且经济的解决方案,帮助该集团优化其工作流程并提高了生产力。