案例研究

凯捷®采用ABBYY®FlexiCapture创建的自动发票处理系统

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客户概况

名称
凯捷中国商务服务

地点
中国,广东省南海市

行业
BPO/服务提供商

网站
capgemini.com/cn-zh/

挑战任务
采用自动化财务文档处理来提高 准确性和生产力。

结果

• 新的自动文档处理系统使生 产力提高了 33%。

凯捷中国商务服务是一家专注于金融服务行业的坐落在中国广东省佛山市南海区的业务流程外包 (BPO) 中心。该公司一直致力于帮助客户通过基于分析的业务流程外包让他们可以敏捷迅速的对业务做出响应。凯捷中国商务服务是凯捷集团的一部分,凯捷集团是全球最重要的咨询、技术和外包服务提供商之一。

挑战
凯捷中国商务服务为客户每天处理约2,000份财务文件。 该文档包括英语、繁体和简体中文的购买到付款发票,采购订单和收据。 在收到文件的硬拷贝后,应付账款团队在ERP系统中手动输入来自纸张的特定数
据,如采购单号、发票编号、发票日期、发票编号和发票金额,以便进一步分析。
使用此类文件处理方案,凯捷中国商务服务面临着一个关键业务的挑战。 BPO 中心必须解决昂贵的纸质文件存储,以便在发生争议或错误时找到特定的财务文件。但是,这需要花费很多时间在物理存档中找到所需的一份文件。此外,由于发票处理缺乏透明度,导致在管理和业务分析上效率低下。加之由于人为因素,劳动密集型手工工作导致的准确性问题,为了提高工作流程效率并为客户创造新的经济利益,改变工作流程的需求变得至关重要。

解决方案

为了实现重要的业务目标,凯捷中国商业服务公司决定实现财务文件处理的自动化。在寻找合适的软件时,他们联系了ABBYY 合作伙伴—— WCL Solution Limited。
他们为该项目选择的产品是ABBYY FlexiCapture—— 一个可扩展的文档捕获平台,具有高精度的亚洲语言识别能力。 该解决方案包括一个通用模板,可帮助凯捷中国处理许多不同类型的发票。此外,因为BPO 中心要必须要处理众多特定类型的发票,另一个好处是可以为更多的发票创建自定义模板,来提高识别的准确性。
如今,文件处理看起来完全不同。 在纸质发票被分类并用条形码标记后,它们进入自动化工作流程系统。 从这一刻开始,用户便可以跟踪它们的状态。 在第一阶段,扫描财务文档,并通过Hot Folder将文档图像定向到ABBYY FlexiCapture。 Hot Folder被用于根据系统负载来调度批处理。 在识别和数据提取步骤之后,系统根据预定义的一组规则自动执行验证。 用户还可以在检查站验证提取数据的正确性。
最后,结果会自动导出到CSV文件以供进一步使用。

结果

部署三个月后,凯捷中国商务服务部门将发票处理自动化了83%。在识别准确性方面,新系统显示出优异的结果。 在过去的6个月中,客户在打印发票上的准确率为95%,在手写发票上的准确率为83%。从业务角度来看,该公司已经获得了额外33% 的生产力。
作为第一个在凯捷集团实施ABBYY OCR的单位,我们已经成功克服了亚洲语言识别的困难。 通过创建自动化的端到端发票处理系统,我们最终摆脱了手动数据输入,将我们的业务转变为数字和无纸化环境。 新系统不仅提高了效率,而且还降低了客户的成本“。
—— 高级参与经理Violet Liu, 凯捷中国商务服务