企业如何运用ABBYY技术于共享服务中心

现如今的数字世界中,企业必须与客户始终保持密切的联系。为了最大限度地提高客户服务的效率,各公司逐渐将业务处理从前台转向后台,后勤部门不得不承担更多的客户文档处理工作。为了解决这个问题,各公司开始建立共享服务中心,以核查和处理来自多个办事处的客户数据。
ABBYY的一些企业客户也开始使用共享服务中心。ABBYY为这些企业客户提供文档处理方案,并针对其特定的业务需求进行定制。在这篇简要的概述中,将介绍几种利用ABBYY FlexiCapture技术的共享服务中心。这种数据采集解决方案能够从结构化和非结构化文档中提取数据,并将其导出至公司的内容管理系统之中。

案例1.典型性共享服务中心

这是创建文档处理中心的最简单方法。区域办事处通过所谓的扫描站(实际上就是连接着多台扫描仪的一台计算机,计算机上运行着扫描模块,能够与FlexiCapture或类似系统进行通信)扫描纸质文件。并将扫描件发送给核查员,以检查采集到的所有数据。

在文档处理中心,扫描文件被放入联合核查队列,核查操作员将从中提取文件。核查操作员在系统中扮演着非常重要的作用,他们负责核查以确保文档没有错误,符合特定要求,且采集到的数据准确可靠,可供未来业务使用。为了尽量提升数据可靠性,ABBYY FlexiCapture部署了多个核查角色。
核查操作员负责审查可疑字符,并对提取到的数据进行逻辑检查,以确保这些文件结构正确。

核查操作员负责审查可疑字符

高级核查操作员可以为其他操作员分配各种文档处理任务,并负责解决操作员说明书中未曾说明并可能延迟文档采集流程的问题。例如,当操作员核查供应商字段时,他/她可能无法在参考数据库中找到相应的供应商。在这种情况下,操作员会将可疑文档转发给高级核查员,后者将致电客户,要求客户告知其公司名称的正确写法。
每个操作员都专门负责文档采集的某个部分,这样,整个过程就像是一条流畅的生产线。完成所有必要的检查之后,文件将被导入公司的内容管理系统之中。

典型性共享服务中心

案例2.自定义区域设置

除上述情况以外,还有一种很常见的情形:因为每个区域可能有其特定的供应商、地址以及待采集的文档类型,需要对每个区域办事处单独进行采集设置。

在这种情况下,主要的处理步骤仍然保持不变。各区域办事处负责扫描文档并将它们发送到共享服务中心,但对于来自不同区域的文件,系统将进行不同的数据检查。每个区域都有其自身的数据核查规则、词典(用于配合数据采集工作,并比对提取到的数据与参考记录),以及文档导出设置。如果公司预计某些区域将提交大量文件,则可以为这些区域分配更多的操作员,以免流程发生拥堵。

Raiffeisenbank就是使用ABBYY技术来优化文档采集流程的公司之一。该银行的区域分支机构负责扫描所有的支付文件,传送至莫斯科进行数据采集,随后将文档图像发往劳动力成本较低的雅罗斯拉夫尔镇进行核查。核查完毕后,文档图像将被自动导入Raiffeisenbank的支付处理系统。

案例3处理机密数据

所有需要处理客户文件的公司都千方百计地维护其机密数据。银行尤其如此,因为他们的客户文件中包含着客户个人信息。ABBYY FlexiCapture支持创建特定的文档采集方案,来确保所提取数据的机密性。

ABBYY FlexiCapture的工作流程如下:假设某个客户需要向银行贷款。提交贷款申请时,需同时提供一系列包含敏感个人数据的文件,这些数据必须谨慎处理。同时,银行需要尽快处理贷款申请,以免竞争对手抢走客户。此时,银行操作员将扫描所有的客户文件,并将扫描件发送至FlexiCapture。之后,系统将检查文件的完整性,提取客户数据,并将识别出的数据包发送到共享服务中心。

然而,和上述两种处理方案不同的是,在这种情况下,各个文件都会被发送给不同的核查操作员。任何操作员都无权访问整个文件包,他们无法通过看到的数据识别客户的个人身份。为加快核查过程,每个操作员始终负责核查同一种文件,如护照或身份证。当文件包中的所有文件都核查完毕后,即录入银行的信息系统,供银行审批(批准或拒绝贷款)。

处理机密数据

案例4 前台数据处理

有时,公司需要当场处理少量客户文档。例如,保险销售员在拜访客户时,需要当场签署保险合同并录入公司的文件管理系统。对于此类情形,FlexiCapture提供了浏览器应用程序,使用者可以通过Internet Explorer、 Google Chrome和Firefox等常用浏览器远程访问系统。保险销售人员只需要有一台扫描仪以及一部联网的手提电脑或移动电话,即可将合同扫描件发送到FlexiCapture服务器,以提取和核查数据,并将数据导入公司的文件管理系统。

因此,所有的数据采集工作都在一台服务器上完成,就像处理标准分布式文件那样及时而迅速。

前台数据处理

阿尔法银行的合作伙伴公司在办公室中部署了FlexiCapture网络扫描站解决方案。为此,该项目专门开发了一种特殊的精简型扫描客户机。无需安装任何软件,客户机就可以在任何常用的Web浏览器中启动。客户机还可以集中设置扫描参数,以确保扫描质量并降低银行的管理费用。

阿尔法银行及其伙伴之间的共享业务流程实现集中化和自动化以后,文档处理速度提升了两倍,提取数据的错误也大大减少。此外,阿尔法银行及其合作伙伴的很多雇员也摆脱了繁琐的数据采集工作。

阿尔法银行的合作伙伴能够控制文档采集流程的所有阶段,其管理人员可通过翔实的报告了解文件状态以及员工工作表现。

不论公司的共享服务中心需要采用怎样的数据采集方案,通过建立中心,都将提升公司业务及客户服务速度,并减少公司的花费。此外还能为当地创造新的就业机会。

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