案例研究

通过 ABBYY FlexiCapture®, COENS成功缩减了开支和降低了人为错误

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户概况

名称:COENS
地点:釜山,韩国
行业:油气开采业,服务提供商
网站:coens.com 

伙伴概况:
名称:ReTIA
地点:加山洞,首尔
网站:
www.retia.co.kr

挑战任务
处理自动化发票系统的付款通知。
解决方案
ABBYY FlexiCapture
结果
• 处理一份包含 200 张页面的文档,耗时降至 1 小时;
• 减少了数据录入过程中的人为错误;
• 尽可能减少滞纳金罚款和错误支付金额所带来的计划外支出。

COENS是一家充满活力的国际化公司,专注于石油天然气产业的支持服务和物流咨询业务。它为韩国多家技术公司的雇员组织海外商务旅行。另外,COENS也在韩国拥有大批外籍员工。 
挑战
为了全面地管理财务资源,COENS需要从韩国外籍员工的住宿开销费用文件中收集数据。过去,所有的文件均由手工处理,并且公司的员工必须进行一系列重复操作,例如:汇总付款通知、根据它们的类别进行分类处理、填写付款总额以及准备发票等。
人工录入数据的方式引发了很多错误,这最终导致了额外的开支产生并加大了预算管理的工作量。另外,在短时间内处理月度的付款通知也十分重要。然而,在实际情况下,在人工手动处理的情况下,即使员工在收到付款通知后立即处理,也可能会花费更多的时间(几天到几周)。在错过截止日期的情况下,COENS还要对滞纳金罚款的计划外支出进行处理。为了解决这些问题,COENS决定使用自动化发票系统。其目的是削减不必要的支出,从而能更准确地预测筹备并实现财务计划的过程。

解决方案
这个项目由名为 N Information Tenology 的信息技术公司实施,该 公司专门从事移动技术和IT基础设施咨询服务,并采用基于OCR技术的方案取代人工录入数据的方式。为此,韩国领先的OCR和文档采集公司ReTIA提供了ABBYY FlexiCapture的解决方案。在项目的框架内,自动化处理包括公共服务费、电信服务费、天然气费和电费在内等不同的付款通知是很有必要的。每种付款类型都需要进行专门的个性化设置,这样在进行自动化处理时就不必提取所有文本,而仅需提取如地址、付款金额、客户代码等有价值的数据。ReTIA的专家们进行了所有必要的设置来「教」ABBYY FlexiCapture处理 COENS的全部付款通知。 提取信息后,ABBYY FlexiCapture 将其发送给工作人员进行验证。 除了字段检查外,该软件还具有群组验证功能,它可以将批量文档中的相同数字一起显示。这样的显示方法简化了流程并允许工作人员更快捷地工作。数据被验证后,就由自动化发票系统收集并添加到相应的项目中。OCR的另一个要求是多语言支持。为了提取住宅的地址和名称,识别韩语字母是很有必要的。同时,为了提取客户代码、付款金额和日期,识别英文字母、数字和条形码也是很有必要的。幸运的是,这些类型的数据的识别对ABBYY FlexiCapture来说并不是难题,它可以 识别多达190种语言,以及各种条形码和光学标记。
结果
基于ABBYY FlexiCapture解决方案的自动化发票系统取代了人工付款通知后,COENS处理这些工作所需的时间已被大大缩短。目前,处理100页文档耗时不超过30分钟。工作人员只需要扫描所有需要处理的付款通知(无论其类型和数量),然后客户信息以及付款金额等重要数据都会被自动输入到系统中。
这种数据采集的解决方案可以缩短该项工作的工时。此外,由于ABBYY FlexiCapture具有群组验证功能,可以极大地缩短检查数据准确性所需的 时间,所以无需在人工检查错误信息上浪费时间。
因此,通过使用ABBYY FlexiCapture,COENS最大程度地控制了数据处 理中因人为错误导致的支出,并且财务资源管理的效率也有所提高。