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泰比 (ABBYY) – 公司概览

PepsiCo采用泰比数据捕捉技术实现发票处理自动化



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泰比数据捕捉技术实现百事可乐发票处理自动化

PepsiCo百事可乐影像技术公司负责为PepsiCo百事可乐全球业务实体提供文档成像及管理解决方案。然而,百事可乐的第四大欧洲实体公司仍在使用键盘输入发票,并将备忘数据手工录入SAP——这一过程耗时又容易出错,属于劳动密集型工作。为了缓解这种状况,PepsiCo百事可乐着手让这家实体公司实现自动化AP处理——该成像技术由ABBYY FlexiCapture支持实现。  

 自从应用自动化成像技术后,我再没收到过PepsiCo百事可乐的类似问题……它表现得非常完美。

——Russell KentCriteria First PepsiCo项目顾问

 PepsiCo采用ABBYY数据捕捉技术实现发票处理自动化

为全球领先品牌量身定制文件处理流程

PepsiCo百事可乐系列品牌受到全球200多个国家消费家庭的信任,每天都有数以百万计的人群消费PepsiCo百事可乐。为了帮助数十家业务实体公司管理文件,PepsiCo百事可乐在1989年成立了成像技术部。“这是高瞻远瞩的举措,” PMP项目经理Jordan Clevenger说道,“我们一直致力于创建定制化成像及内容管理解决方案,早于其它公司20年。”

成像技术成功后,PepsiCo百事可乐将其应用到更加宏大的项目中。该项目的代号为“POWER”,计划在两家法国的实体公司、比利时的实体公司,荷兰的实体公司中实现应付账款自动化处理。“原来所有的工作都是手动处理,”成像技术部经理Jignesh Patel说道,“比利时的公司进行基础图像捕捉,但不进行数据捕捉。”结果,数据必须手工输入PepsiCo百事可乐 SAP系统,整个过程缓慢、成本不菲而且容易出现手动输入错误。

为多个国家和不同语言寻找单一解决方案

Patel和他的团队的任务是制定一个自动化数据捕捉解决方案,能够支持多种语言、多种货币、复杂数据字段及能进行大批量数据处理。除了供应商及客户的名称之外,还必须捕获他们的增值税信息、订单、发票金额及行项目。

 “手动输入这些数据的效率极低,” Patel提道,“我们的目标是将这一过程流水化,如此每一个实体公司可以对导入百事可乐ERP系统的发票信息进行捕捉及验证——这也意味着产品需要完全集成到SAP。幸运的是,我们已经在之前的一个项目中积累了相关经验,在那个项目中,我们熟悉了一种自动化表格捕捉解决方案:ABBYY FlexiCapture。”

之前,Patel团队帮助PepsiCo百事可乐俄罗斯办事处创建AP工作流程——一个涉及到多种文件类型、业务流程及语言的复杂过程。“他们的文件不是纯发票,” Patel回忆道,“还涉及到其它工作流程,而且我们不得不在工作中使用西里尔字母。他们推荐了FlexiCapture,所以我们在内部数据库及工作流解决方案Image Vision中使用了FlexiCapture,负责将捕获的数据转换为XML,然后将其发送到我们的SAP后台。FlexiCapture与系统的集成相当流畅,而且从一开始就良好运行。”

利用ABBYY FlexiCapture实现应付账款自动化处理流程

为了加速POWER项目的开展,PepsiCo百事可乐与Criteria First达成了合作意向。Criteria First是泰比ABBYY的合作伙伴,曾帮助成像技术部为PepsiCo百事可乐俄罗斯项目提供支持。“我们在多语言、货币及增值税处理方面从事过探索性工作,” Criteria First 解决方案开发工程师Russell Kent说道,“对于POWER项目,我们将对软件进行配置,让它不仅适用于法国、比利时及荷兰主要业务实体,也能处理德国、意大利、瑞士的一些小型业务实体——即PepsiCo百事可乐西欧片区。”

Patel说Criteria First的初始目标是为每一家主要业务实体创建一个实验性方案。“我们希望同时获得使用者和管理者的满意,” Patel解释道,“我们对新的解决方案进行了测试,所有人都表示他们的工作量确实减少了。”

POWER项目完成后,应付账款工作流程实现了简单化、自动化及低成本化。数据由PepsiCo百事可乐北德克萨斯数据处理中心负责处理,各个业务实体的数据通过网络远程获得。如此,各个业务实体可以分摊该系统的成本,而且PepsiCo百事可乐应付账款处理程序更加具有一致性。

首先,各个业务实体通过泰比ABBYY扫描站将五种语言的纸质性发票进行扫描。然后这些带有各个业务实体标识的数据被发送到POWER项目,由FlexiCapture进行识别。之后,新数据文件及数据被发送到验证站,验证完毕后转发至PepsiCo百事可乐成像部进行审批。最后,数据以XML文件格式导入百事可乐SAP ERP解决方案。

效果

Patel表示新解决方案从一开始就非常节省时间,ABBYY FlexiCapture的准确性将检验时间减至最少。“当然,我们也需要对每一条索引进行人工验证,但事实上我们仅需要对比较奇特的字符进行检验。这并不需要多少时间,解决方案的精确度极高。”

ABBYY FlexiCapture在高负荷工作下的准确性仍非常稳定。在最初的三个月,POWER系统解决方案同时处理了五种语言的2000批次文件、21,000多份文件和将近40,000份页面,且没有出现任何问题。而这仅仅只是开始,Kent表示:“这显示我们这一解决方案可以负荷大批量工作。自该解决方案应用后,我没有收到从百事可乐反馈来的任何问题。它确实非常完美。”

Jignesh Patel同意道:“从泰比的角度来讲,我什么事都不用做。这说明我们的工作非常棒。它运行得非常顺利。”

 业务愿景     

根据Patel,成像技术小组正在研究新的方法利用ABBYY FlexiCapture开发解决方案。“我们正在为全球业务实体公司研发应付账款解决方案。届时将形成共用程序,让百事可乐每一家业务实体都能享受到同样的优势。这必须对泰比产品进行整合。”

关于PepsiCo百事可乐成像技术部

PepsiCo百事可乐成像技术部负责向PepsiCo百事可乐全球业务实体提供服务,其在成像及内容管理解决方案领域拥有20年经验。该部门主要负责PepsiCo百事可乐内部数据捕捉及管理工作,持续降低公司全球业务成本。关于PepsiCo百事可乐及其品牌的更多信息请访问www.PepsiCo.com. 

挑战

将PepsiCo百事可乐最大欧洲业务实体缓慢及易产生错误的手动工作流程改造为自动发票处理流程。

效果

利用ABBYY FlexiCapture,,PepsiCo百事可乐实现了发票处理自动化,降低了错误率,减少了处理时间,并大幅提高了其业务实体应付账款人员的工作效率。

 

 “使用人员及管理层都非常高兴。我们大幅减少了处理时间。

Jignesh Patel,成像技术部经理

关于ABBYY FlexiCapture

ABBYY FlexiCapture最先进的技术架构面向企业的办公自动化数据提取和文件识别处理,能提供适应不同行业的解决方案。ABBYY FlexiCapture能满足广泛吞吐量的需求:从中小企业和部门的成本效益独立系统至为中型、大型企业和政府项目而设的高度可扩展服务器的解决方案。此外,泰比(ABBYY)FLexiCapture可以整合后端系统和特定的业务流程,以提高整体效率和降低成本。

泰比(ABBYY) FlexiCapture是企业自动化办公的首选合作伙伴。如想了解更多信息, 请访问http://www.abbyy.cn/flexicapture/或关注ABBYY官方微博@泰比ABBYY中国。

 




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