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泰比 (ABBYY) – 公司概览

Hellmann运用ABBYY FlexiCapture助客户快捷通过迪拜海关



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汉宏全球物流运用ABBYY FlexiCapture助客户快捷通过迪拜海关

迪拜:全球贸易枢纽

迪拜坐落于波斯湾海岸,随着20世纪60年代在这里发现石油,它从沉睡的渔村迅速蜕变成为世界上最重要的商业枢纽,并由此蜚声世界。石油作为一种可耗竭资源,如今已经不再是这个城市的经济命脉:相反,迪拜现在的经济重点是贸易(进出口)。

食品、服装、电子设备、各种零配件、汽车等各种货物被运送到这个城市,然后进口或再出口到中东国家。迪拜已成为面向海湾国家的主要出口市场及全球贸易枢纽。由于所有的进出口商品都需要办理报关手续,海关部门会收到成堆的纸质文件,包括申报单、发票、出货单、原产地证明等。随着进口量不断增长,迪拜海关部门面临着极重的负荷。

为了简化通关手续,迪拜海关要求各进出口公司提供统一格式的文件。无论是报关单,还是发票扫描件都要以.csv格式提交至海关。这一改革的实行给来自东西方的供应商和制造商在带来了困扰,他们开始加强与当地渠道和物流公司的联系。

汉宏 - 追求创新的技术应用者

德国汉宏全球物流Hellmann作为业界的全球领先者,对客户的需求非常敏感。它开始着手解决这个难题。

由于公司繁重的负荷和日益增长的货物量,这个流程必须根据迪拜海关的规范实现自动化。因此,该公司开始寻找处理纸质文件、扫描文件和图像文件的OCR解决方案。这项技术有几个主要的提供商,公司似乎很难做出选择,因此他们组织了招标。

汉宏研究了几个OCR识别软件供应商(即ABBYY、Kofax、I.R.I.S.和ReadSoft等)提供的解决方案和建议,并选择了性价比最高的ABBYY FlexiCapture解决方案。

由此启动了这个项目。在根据特定的规格对系统进行调整时,项目遇到了几个重大挑战:

所有的纸质文件,包括不同客户的多页发票(15-20 页)、申报单等都笼统地收集起来,进行扫描。

作为智能软件,ABBYY FlexiCapture能够轻易地快速区分所有文件,并根据它们的类型进行分类。

由于迪拜是全球贸易的枢纽,自然而然,全球各地都会向迪拜输送货物,而迪拜的货物也会出口到不同的国家。海关接收的文件使用到了各种各样的语言,包括出口货物的阿拉伯语,任何特定文档都可能包含多语种信息。

ABBYY FlexiCapture的智能OCR技术可以处理180多种语言的文件,并将它们整合起来,它也能够始终提供最优质的欧洲语言和阿拉伯语脚本识别。

系统需要数据库来存储所有的商品及其基本信息,如名称、价格、商品类别(用于征税)等。最简单的归纳信息的解决方案是运用Excel 表格,但由于Excel表格最多只能存储65,000项信息,不能满足汉宏标准工作流程中的100,000项信息存储的需要,因此,Excel表格不适合汉宏。微软SQL服务器是合适的替代方案。

ABBYY团队撰写了专门的脚本和规则来连接2个系统:ABBYY FlexiCapture和数据库,由ABBYY软件加以处理,用于数据验证。

由于对系统进行了特殊的调整和定位, ABBYY FlexiCapture能够自动使用文件的条形码和预定义规则从数据库提取必要的信息,并比较处理后的发票和数据库中的数据。通过对识别的数据和存储在数据库中的数据进行比较,可以自动修正原始文件质量问题导致的识别错误。如果系统仍然无法确定某些信息,文件将被送到操作员那里,进行人工检查和修复。

当公司申报货物时,必须注明货物的类别,以支付必要的税收和关税 ——或决定货物是否免税等。海关定义了一整套参数:

- 文件的名称必须包含以下数据:

- 发票编号、日期、金额、供应商、采购商(发票)

- 商品编号、名称、数量、价格(申报单)

因此,标准的清关文件被称为逗号分隔值文件。

ABBYY FlexiCapture可以将数据导出并保存为各种格式,包括必需的.csv文件。由于面向用户化程度很高,软件界面也很直观,因此,操作员可以根据迪拜海关规范轻松地调整导出文件。

通过这些措施,汉宏公司完全满足了海关的标准,并保持了较高的客户服务水平。

ABBYY FlexiCapture解决方案

如今,汉宏公司是按照以下流程准备报关前的文件:

首先,将所有文件进行扫描,ABBYY FlexiCapture会自动将数据提取出来,然后将提取出来的数据与数据库进行比较核准,最后,将文件导出为符合迪拜海关要求的.csv格式。

 ABBYY FlexiCapture解决方案

此外,汉宏团队参加了ABBYY技术培训,现在他们可以针对新客户的文件自行调整模板,无论文件多么庞多,多么复杂。

“有了这个软件,报关部门不用人工将商品数据逐行输入海关门户来进行货物清关,从而将整体效率提高了10倍,他们每天因此可以处理更多的清关工作。”——该项目的关键负责人、汉宏全球物流信息系统业务顾问Nilesh Choithramani先生如此评价。

在实现自动化文档处理之前,有大约30名操作员负责手动输入所有数据。但现在,只有3个人负责操作ABBYY FlexiCapture解决方案(一个管理员和两个操作员)。文件最终被导出为.csv格式,用于海关清关。

该系统已经投入积极的运作,实施了几十个非常复杂的模板,可以处理各种客户发票。基于ABBYY技术的智能解决方案提高了报关的清关能力,有助于客户节省时间、精力和成本,大幅度提高收入。

关于汉宏Hellmann

汉宏公司拥有140多年的运营经验,最初只有一名员工Carl Heinrich Hellmann,用马拉车递送包裹。四代以后,公司已经在157个国家拥有活跃的经营网络。

这家起源于德国的国际公司不断致力于开发更好、更有效的业务方案,无论是通过实施尖端技术,增加所提供的服务种类,还是通过扩大分支机构和仓库网络。这种动态的思维方式体现在汉宏的口号“超前思维,奋勇向前”之中。

凭借其强大的供应链以及汽车、石油、天然气和海洋专家团队,汉宏公司经验丰富的阿联酋员工们为客户们提供了一种充分利用阿拉伯海湾内各种机会的理想途径。

关于ABBYY FlexiCapture

ABBYY FlexiCapture最先进的技术架构面向企业的办公自动化数据提取和文件识别处理,能提供适应不同行业的解决方案。ABBYY FlexiCapture能满足广泛吞吐量的需求:从中小企业和部门的成本效益独立系统至为中型、大型企业和政府项目而设的高度可扩展服务器的解决方案。此外,泰比(ABBYY)FLexiCapture可以整合后端系统和特定的业务流程,以提高整体效率和降低成本。

泰比(ABBYY) FlexiCapture 10企业自动化办公的首选合作伙伴。如想了解更多信息, 请访问http://www.abbyy.cn/flexicapture




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